RAPOR-SORGU-FORM OLUŞTURMA

RAPOR OLUŞTURMAK

Rapor, tablolardaki bilgileri düzenli bir sayfa dizaynı oluşturarak kağıda dökmek için kullanılır. Raporlar doğrudan tabloyu esas alarak hazırlanırsa tablodaki tüm kayıtları getirir. Tablodan sadece istenilen kayıtları kağıda dökmek istiyorsak, raporu hazırlamak için bir Sorguyu esas almak daha uygun olacaktır.

Rapor sihirbazı ile rapor hazırlamak
1- Raporlar bölümünde Yeni düğmesine basılır.

2- Yandaki ekran geldiğinde önce alt taraftaki liste kutusu açılıp rapora kaynaklık edecek tablo veya sorgu seçilir. Daha sonra Rapor sihirbazı seçeneği seçilip Tamam düğmesine basılır.

3- Yine form sihirbazında olduğu gibi, tablo veya sorguda yer alan alanların listesinin bulunduğu ekran gelir. Buradan raporda kullanmak istediğimiz alanlar ortadaki sağa dönük oklar ile sağ tarafa atılır. İleri düğmesine basılarak devam edilir.

4- Daha sonraki ekranda eğer raporu bir sorguya göre hazırlıyorsak ve sorguda birden fazla tablo varsa bu tablolardan hangisine göre listeleme olacağı sorulmaktadır. Buradan raporun özelliğine göre istenilen tablo seçilir. İleri düğmesine basılarak devam edilir.

5- Bir sonraki ekranda, eğer rapor dökümünde gruplandırma yapmak istiyorsak hangi alana göre gruplandırma yapılacağı seçilir. İleri düğmesi ile devam edilir.

6- Sonraki ekranda, rapordaki kayıtları belli alanlara göre sıralanmış olarak listelemek istiyorsak sıralama yapacağımız alanlar seçilebilir. Yine ileri düğmesi ile devam edilir.


7- Daha sonra, raporun sayfa üzerindeki yerleşimini gösteren seçenekler yer alır. Bunlardan istenilen biri seçilir. Ayrıca sayfanın yatay veya dikey kullanımı da buradan değiştirilebilir. İleri düğmesi ile devam edilir.



8- Bir sonraki adımda raporun kağıda dökülüş stili ile ilgili seçenekler mevcuttur. Bunlardan istenilen biri seçilip yine devam edilir.

9- Son adımda rapora bir ad verilir ve Son düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.


Sorguya dayalı olarak hazırlanmış raporlarda, eğer sorguda parametre metni tanımlanmış ise, bu sorguyu esas alan raporun açılması sırasında da aynı parametre metni gelir.

Bir raporun Baskı Önizleme görüntüsü yandaki gibidir. Bu durumda Yazdır düğmesini kullanarak rapor yazıcıdan kağıda dökülebilir.

Sihirbaz kullanılarak oluşturulan bir raporun tasarım görünümüne geçerek rapor tasarımında değişiklik yapılabilir.

Yandaki örnek raporun tasarım görünümünde;

Ø Rapor üst bilgisi bölümünde görülen metin, bu raporun baskısı sırasında sadece ilk sayfanın üstünde gözükür.

Ø Rapor alt bilgisi ise raporun son sayfasının altında çıkar.

Ø Ayrıntı bölümünde, görülen kutucuklar rapora kaynaklık eden tablonun alanlarıdır. Yani bu kısımda tablodan gelen bilgiler görülür.

Ø Sayfa üst bilgisindeki kutucuklar, ayrıntı bölümündeki bilgilerin başlıklarını oluşturan etiket metinleridir. Rapor tasarımında etiket metinleri istenildiği gibi değiştirilebilir.

Ø Sayfa alt bilgisi bölümünde her sayfanın altında görülmesi istenilen metinler bulunabilir. Örneğin rapor çıktısının alındığı tarih, sayfa numarası gibi.

Rapor tasarımında kullanmak istemediğimiz bölümleri alt kenarından fare ile tutup yukarı çekerek kapatabiliriz.
 

SORGU OLUŞTURMAK

Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir.

Tasarım görünümünde sorgu oluşturma
1- Sorgular bölümünde Yeni düğmesine basılır.

2- Gelen ekranda Tasarım görünümü seçili iken Tamam düğmesine basılır.

3- Sorgu tasarımına girildiğinde sorguya hangi tabloları ekleyeceğimizi soran bir pencere açılır. Bu pencerede sorguda kullanılacak tablolar ayrı ayrı veya birlikte seçilerek Ekle düğmesine basılır. Daha sonra bu pencere kapatılır.

4- Sorgu ekranında istenilen tablodan sorguda yer almasını istediğimiz alanlar ayrı ayrı alınarak alt taraftaki sorgu sütunlarına eklenir. Bunun için alan adından fare ile basılı tutup sürükleyerek aşağıdaki sütunlara indirilip bırakılabilir.

5- Sorgu sonucunun belli bir alandaki bilgilere göre sıralanmasını istiyorsak o alan için Sırala özelliği açılıp Artan veya Azalan seçeneği seçilebilir.

6- Sorgu sonucunda görünmesini istemediğimiz alanlar varsa bu alanlar için Göster kutucuğundaki işaret kaldırılabilir.

7- Sorgu sonucunda ilişkili tablodaki tüm kayıtları değil, belli bir kritere uyan kayıtları görmek istiyorsak kriter belirtilecek alan için Ölçüt bölümüne istenilen kriter bilgisi yazılır. Eğer aynı alan için birden fazla ölçüt yazılacaksa alt alta bunlar yazılır. Bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç veya olur. Eğer birden fazla alana ölçüt yazılırsa bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç ve olur.


Bu sorgu tasarımının cümlesel ifadesi şu şekilde söylenebilir : Öğretmenler tablosundan Okul kodu 121515 VEYA 121539 olan kayıtların MEBSIS NO, ADI, SOYADI, BRANŞ KODU alanlarındaki kayıtları branş koduna göre artan sıralı olarak görüntüle.

Bu sorgu tasarımının cümlesel ifadesi şu şekilde söylenebilir : Öğretmenler tablosundan Okul kodu 121515 olan VE Branş kodu 1314 olan kayıtların MEBSİS NO, ADI, SOYADI alanlarındaki kayıtları soyadına göre artan sıralı olarak görüntüle.

Hazırlanan sorguyu çalıştırmak ve sonucunu görmek için araç çubuğundaki düğmesine basılabilir. Sorgu son halini almış ise kaydedilip saklanabilir.


Sorgu Ölçütlerinde Parametre Metni kullanımı

Sorgularda ölçüt verirken ölçüt ifadesini doğrudan yazıp kaydettiğimizde bu sorgu sadece o ölçüt için çalışır. Yukarıdaki örneklerde olduğu gibi okul kodu alanına ölçüt olarak tek bir okulun kodunu yazıp sorguyu böyle kullanırsak her seferinde sadece bu okuldaki öğretmenleri görüntüler. Bu şekildi düşündüğümüzde her okul için ayrı ayrı sorgu hazırlamak gerekecektir. Sorgu ölçütlerini genel hale getirebilmek için ölçüt alanına doğrudan bir ifade yazmak yerine parametre metni yazılıp kullanılabilir.

Parametre metinleri köşeli parantez içerisinde yazılır. Parametre metni kullanıldığında sorguyu her çalıştırdığımızda bu metni içeren parametre giriş penceresi gelir. Bu pencerede her seferinde farklı bir değer girmek suretiyle sorguyu daha genel kullanabiliriz.


Sorguda Ölçüt yazarken kullanılabilecek bazı ifadeler
Sorguda herhangi bir alan için yazılan ölçüt ifadesi o alandaki bilgiye tamamen eşit olduğu taktirde sorgu çalışırken o kaydın görünmesini sağlar. Yani sorguda kullanılan alan adı ile ölçüt arasındaki karşılaştırma operatörü eşittir (=) işaretidir.

Bunun dışında sorgu ölçütünde şu işaretler de kullanılabilir :

Ölçüt Operatörü
Açıklaması

> büyüktür
Ölçüt yazılan alan türü;

Sayı ise, belirtilen sayıdan büyük olan sayıların,

Metin ise belirtilen harf veya harflerden sonra gelen metinlerin,

Tarih ise belirtilen tarihten sonra gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir.

< küçüktür
Ölçüt yazılan alan türü;

Sayı ise, belirtilen sayıdan küçük olan sayıların,

Metin ise belirtilen harf veya harflerden önce gelen metinlerin,

Tarih ise belirtilen tarihten önce gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir.

<= küçük eşit

Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden küçük veya eşit olan kayıtları getirir.

>= büyük eşit
Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden büyük veya eşit olan kayıtları getirir.

Between (Arasında)
Sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen iki değer arasındaki değeri taşıyan kayıtları getirir.

Like (İle başlar)
Ölçüt yazılan alanın veri türü metin ise, belirtilen harf veya harflerle başlayan kayıtları getirir.



Örnek Sorgu Ölçütleri


Örnek
Açıklaması

OKUL NO alanı için

> 1000
Okul numarası 1000 den büyük olan kayıtları getirir.

HİZMET SÜRESİ alanı için

>=10 and <=20
Hizmet süresi 10 a eşit veya büyük ve 20 ye eşit veya küçük olan kayıtları getirir.

ADI alanı için

>= M
Adı M harfine eşit ve büyük olan kayıtları getirir. Yani adı M harfi ve sonraki harfler ile başlayan kayıtları getirir.

ADI alanı içen

Like “M*” Bir önceki örnek ile aynı anlamı taşır.

OKUL NO alanı içen

Between 1000 and 2000
Okul numarası 1000 ile 2000 arasında olan kayıtları getirir.

DOĞUM TARİHİ alanı için

Between #01/01/1980# and #01/01/193#
Doğum tarihi 01/01/11980 ile 01/01/1983 tarihleri arasında olan kayıtları getirir.

SOYADI alanı için

Between “A” and “E”
Soyadı A harfi ile E harfi arasında başlayan kayıtları getirir.

İlişkili Tablolar İle Sorgu hazırlama

Veritabanında birbiriyle ilişkili birden fazla tabloyu kullanarak sorgu hazırlamak için sorgu tasarımına girildiğinde bu tablolar sorgu ekranına eklenmelidir. Tablolar sorgu ekranına getirildiğinde aralarındaki ilişkiler de burada görülebilir.


Birbiriyle ilişkili tablolardan ayrı ayrı alanları alıp sorguya eklemek mümkündür. Yukarıdaki ekranda yer alan sorguda Branşlar tablosunun Branş Kodu alanı ile Öğretmenler tablosunun Branş Kodu alanı ilişkili olduğu için Branşlar tablosundaki Branş Adı alanı sorguya ekleniyor. Aynı şekilde Okullar tablosundaki Okul Kodu ile Öğretmenler tablosundaki Okul Kodu alanı ilişkili olduğu için Okullar tablosundan İlçe Adı ve Okul Adı alanları sorguya eklenebiliyor.

Bu ilişkilerle ilgili olarak şu cümle söylenebilir : Öğretmenler tablosunun Branş Kodu, Branşlar tablosundaki branş koduna eşit ise Branşlar tablosundaki Branş Adı alanını getir. Yine; Öğretmenler tablosundaki Okul Kodu, Okullar tablosundaki Okul Koduna eşit ise Okullar tablosundaki İlçe Adı ve Okul Adı alanlarını getir.

FORM OLUŞTURMAK

Form, tabloya bilgi giriş yapmanın başka bir yoludur. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü gibi ekranlar oluşturulur.

Form Sihirbazı ile form oluşturma
1- Formlar bölümündeki Yeni düğmesine basılır.

2- Gelen ekranda önce alttaki liste kutusundan kendisi ile ilgili form hazırlanacak olan tablo seçilir. Daha sonra Form sihirbazı seçeneği seçilerek Tamam düğmesine basılır.

3- Sonraki ekranda form üzerinde görülecek alanlar sol taraftan sağ tarafa atılır. Bunun için iki bölme arasında bulunan sağa dönük oklar kullanılır. İleri düğmesine basılır.


4- Daha sonra alanların form üzerine nasıl yerleşeceğini belirleyen seçeneklerden biri seçilir ve yine İleri düğmesine basılarak devam edilir.

5- Sonra formun zemin rengi ve alanların renkleri ile ilgili seçenekler içeren Hangi stili istersiniz sorusu gelir. Bu ekranda istenilen stil seçilir ve İleri düğmesine basılarak devam edilir.

6- Son ekranda form başlığını yazıp Son düğmesine basarak formun oluşturulması sağlanır.

Form oluşup ortaya çıktığında artık bilgi girişi yapılabilir veya istenirse Tasarım Görünümüne geçerek sihirbazın tasarladığı formun üzerinde düzenleme yapılabilir.

Alt Form İçeren Form Oluşturma
Birbiriyle ilişkili tablolara bilgi girişi yaparken her iki tablodaki bilginin birlikte görülebilmesi amacıyla form oluşturma sırasında alt form kullanılabilir.

Örneğin; Öğrenci bilgilerini içeren bir veritabanı çalışmasında öğrenci kişisel bilgileri ÖĞRENCİLER adındaki bir tabloda, bu öğrencilerin farklı derslerden aldıkları notlar da NOTLAR adındaki başka bir tabloda tutuluyor olsun. Öğrenci kişisel bilgilerinin tutulduğu tabloda her öğrencinin sadece 1 kaydı vardır. Ancak Notları tutan tabloda ise bir öğrencinin farklı derslerden notları olacağı için her öğrencinin aldığı ders kadar kaydı olacaktır. Bir form üzerinde öğrencinin OKUL NO, ADI, SOYADI gibi kişisel bilgileri ile birlikte her öğrencinin tüm derslerinden aldığı notları da birlikte görebilmek için alt form kullanmak gerekir.

Şimdi bu örneği uygulayarak anlatalım :

1- Formlar bölümünde Yeni düğmesine basıp ÖĞRENCİLER tablosunu seçin, Form sihirbazı seçeneğini de seçerek Tamam düğmesine basın.

2- Öğrenciler tablosundan OKUL NO, ADI, SOYADI alanlarını ortadaki ok ile sağ tarafa atın.

3- Tablolar/Sorgular bölümünden NOTLAR tablosunu seçerek bu tablodaki tüm alanları da sağ tarafa atın. İleri ile devam.

4- Bir sonraki adımda göre OGRENCILER ve göre NOTLAR şeklinde alt alta iki seçenek gelir. Burada Öğrenci bilgileri ana form, öğrencinin notları alt form olacağı için göre ÖĞRENCİLER seçili olmalıdır.

5- Yine aynı ekranda Alt formları olan form ve Bağlı formlar adında iki seçenek daha vardır. Bu örnekte ilkini seçiyoruz. İstenirse diğeri de seçilebilir. İleri ile devam.

6- Sonraki adımda alt form için nasıl bir yerleşim istenildiği sorulmaktadır. Bu iki seçenekten yine istenilen seçilebilir.

7- Daha sonra ana form için hangi stili istediğimiz sorulmaktadır. Buradan da istenilen seçilebilir.

8- Son aşamada ana form ve alt form için bir isim verilmesi istenir. Buralara da form içeriğne uygun birer isim yazılıp Son düğmesi ile işlem tamamlanır.


Alt Form İçeren Formun Kullanımı

Ana formda bir öğrencinin okul numarası, adı ve soyadı görünürken alt formda bu öğrencinin aldığı tüm dersler ve bu derslere ait notları girilebilir ve incelenebilir.

Alttaki resimde de görüldüğü gibi veritabanı penceresinin Formlar bölümünde oluşturulan ana form ile alt form ayrı ayrı görülebilir. İstenirse ana formun tasarımı veya alt formun tasarımı değiştirilebilir.


Ana form ile alt formu birbirine bağlayan bir alan vardır. Örneğin yukarıdaki örnekte OKUL NO alanı hem Öğrenci bilgilerini gösteren ana formda hem de öğrenci notlarını gösteren alt formda mevcuttur. Alt forma bilgi girişi yapılırken ana formdaki OKUL NO bilgisi otomatik olarak alt formun OKUL NO alanına gelir. OKUL NO bilgisinin hem ana formda hem de alt formda görünmesi gereksizdir. Bu nedenle alt formun tasarımına girip OKUL NO alanını formdan silebiliriz.